Kein Festnetztelefon mehr, alle Kommunikationsanwendungen am selben Platz – so könnte eine Welt mit Microsoft Teams Telefonie aussehen.
Welche Einschränkungen gibt es aktuell noch mit der Microsoft Teams-Telefonie? Oder ist alles schon „easy going“? Schauen wir uns mal das Konzept genauer an.
Mit Teams Telefonie könnte die herkömmliche Telefonanlage abgelöst werden. Auch wenn das meiste sowieso digital via E-Mail, Handy, Chats etc. kommuniziert wird, kommen die meisten von uns vor allem im Job nicht ohne Festnetz aus. Außerdem geht es ja nicht nur um anrufen, sondern auch das angerufen werden.
Wenn man diesen Prozess also nicht loswird, aber auf ein Programm umleitet, das man sowieso 24/7 benutzt, wäre das doch super. Die Endgeräte (Tischtelefone) werden also abgelöst und durch das Handy, Teams am Laptop oder spezielle Teams-Telefone ersetzt.
Der Vorteil: EIN Client für die gesamte Kommunikation – Chats, Dateien und Anrufe. Cool, aber wie macht man das jetzt? Dabei gibt es aktuell zwei Möglichkeiten:
- Calling-Pläne: diese werden direkt bei Microsoft gekauft, indem man Minutenpakete erwirbt. Dabei kann man mit bereits bestehenden Nummern zu Microsoft umziehen, oder sich neue zuweisen lassen. Calling-Pläne gibt es in zwei Paketen: für nationale Anrufe (in unserem Fall innerhalb Deutschlands) oder nationale + internationale Anrufe (und jeweils ein Minuten-Paket)
- Teams Direct Routing (TDR): dabei wird Teams mit einer dritten Partei verbunden (Lizenzkauf, Hardware) das heißt einmalige Kosten. Die Hardware wird nicht von Microsoft gestellt. Diese Zusatzkomponente ermöglicht die Installation der Telefonie, braucht aber oftmals externen Support und ist privat nicht immer easy zu handlen.
Welche Features gibt es?
- Anrufe
- Kurzwahl
Im Teams Client erscheinen mit dem Erweben der Telefonie-Lizenz weitere Funktionen zu den bereits bestehenden Anrufen. Unter anderem die Kurzwahl, wie man sie vom Festnetz kennt. Auf dieser Seite lassen sich nur interne Kontakte aus Teams hinterlegen, sowie Gäste von Teams. Auch Gäste von Teams. Was uns hier noch fehlt, ist die Möglichkeit Kontakte aus dem Andressbuch ohne Teamsadresse hinzufügen zu können…
- Kontakte
Diese Kontakte werden aus dem persönlichen Adressbuch des Outlook-Clients ausgelesen. Ein globales Adressbuch z.B. aus einem Öffentlichen Ordner wie man es erwarten würde, kann aktuell nicht hinterlegt oder freigegeben werden. Diesen Kontakten kann man eine Kurzwahlnummer zuweisen, nicht aber in Gruppen organisieren.
- Kurzwahl
- Warteschleife
Wenn es sich um ein Unternehmen mit vielen Anrufen handelt, können Warteschleifen durchaus Sinn machen. Das ermöglicht, dass Anrufen bis zum Freiwerden eines Mitarbeiters im Call gehalten werden, wie bei einem üblichen Anruf mit dieser Funktion. In Teams kann man so eine Begrüßungsnachricht, Wartemusik oder Ansagen einrichten, welche über die verbleibende Wartezeit updaten. Dieses Feature richtet sich vor allem an große Unternehmen.
- Anrufe durchstellen
Innerhalb des Anrufs kann der Teilnehmer an einen Teams-Kontakt durchgestellt werden. Das geht schnell und übersichtlich, indem man den Anrufer durch das Optionen-Feld im Call mit dem jeweiligen Mitarbeiter verbinden kann:
- Anrufbeantworter
Der Anrufbeantworter wird zur „Cloud Voice Mail“. Nachdem ein Nutzer eine Microsoft Teams Telefonie Lizenz erworben hat, gibt es dieses Feature automatisch und unterscheidet sich nicht zur herkömmlichen Mailbox.
An sich bietet Microsoft Teams also alles, was ein „normales“ Telefon auch hat. Man braucht nicht zwingend Hardware und kann sich dadurch sogar Geld sparen, indem die Telefonanlage weg fällt- gibt es auch Nachteile?
Die Anrufpläne sind nicht immer praktisch. So kann man beispielsweise zwischen 120 und 1200 Minuten monatlich wählen, was an die Pre-Paid Handy Zeit erinnert. Klar, man zahlt immer so viel wie man wirklich nutzt, allerdings ist der Preis gar nicht mal ohne. Außerdem finden wir das Adressbuch-System noch nicht ganz zu Ende gedacht, das hat definitiv noch Potential.
Gerne beraten wir Sie ganz persönlich zu diesem Thema und ob Teams Telefonie bei Ihnen Sinn macht oder nicht. Vereinbaren Sie jetzt einen Rückruf!
Mit seinen Kund*innen und Mitarbeiter*innen teilt er sein Wissen in den Sozialen Netzwerken und auf YouTube.
Als zertifizierter PROSCI Change Management Practitioner begleitet er Unternehmen bei jeglichen Änderungen in der IT-Landschaft. Denn in erster Linie will der Mensch mitgenommen werden.
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