Out of Office Messages in Teams festlegen

Man geht kurz einkaufen, ist nur zu bestimmten Zeiten im Büro oder plant ein paar Tage Urlaub – hier ist die Statusmeldung ein super Tool in Microsoft Teams, um Kollegen und Kunden darüber zu informieren. Wie bei einer Abwesenheitsnotiz via Email, kann auch in Teams der Status geändert werden (dazu gibt es hier übrigens ein super Video).

So weit so gut. Aber was ist daran jetzt neu? Die Planbarkeit! In Teams kann man jetzt die Statusnachricht an interne und externe Kontakte vorausplanen, dann geht die Nachricht nur zu bestimmten, vorgegebenen Zeiten raus. Hier zeigen wir wie:

  • Schritt 1

Durch einen Klick aufs Profilbild öffnet sich das drop down Menü. Hier wählt man die Option „Statusmeldung festlegen“. Das Fenster sieht dann so aus:

Jetzt könnte man den Status direkt ändern. Da wir allerdings vorausplanen möchten, wählen wir die Option „Planen Sie eine Abwesenheitszeit“ ganz am Ende des Fensters.

  • Schritt 2

Jetzt kann man den gewünschten Text formulieren, eventuelle Kolleg*innen verlinken und das Datum definieren. Wichtig: Den Regler auf „Automatische Antworten aktivieren“ schieben, damit die Nachricht auch wirklich gesendet wird. Dann lässt sich noch einstellen, an wen die Nachricht verschickt werden soll. Hier ein Beispiel, wie das ganze aussehen könnte:

 

Wir finden dieses Feature sehr praktisch. Microsoft Teams hat außerdem noch viele weitere hilfreiche Anwendungen zu bieten – besuchen Sie einen unserer Workshops, um zum absoluten Microsoft Profi zu werden.


 

Autorin: Sonja Epple | Grafik & Marketing

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